Documentos de todas as áreas (financeira, fiscal e trabalhista) devem ser mantidos pela empresa por um determinado prazo até a sua guarda permanente ou destruição. É responsabilidade de cada empresa preservar documentos em seu formato físico (aqueles históricos) e assegurar todas as suas informações em meio digital (conforme permitidas pelo Decreto nº 10.278 de 2020).

É importante também conhecer as diretivas do CONARQ – O Conselho Nacional de Arquivos – órgão vinculado ao Ministério da Justiça e Segurança Pública que define as políticas quanto a arquivos públicos e privados.

A Tabela de Temporalidade Documental – TTD – é a ferramenta que ajuda a empresa a estabelecer os procedimentos na prática. Sua forma mais “rudimentar” é uma planilha contendo todas as informações necessárias sobre o tempo de guarda ou validade de cada documento. A forma atual e mais eficiente é o uso de ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos – ECM – que resultam em economia de espaço físico e na redução para quase zero de uso de papel (conceito paperless).

Saiba mais sobre a tabela de temporalidade, fale com nossos especialistas na AGM.