Prazos de Documentos Trabalhistas e o ECM

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Prazos de Documentos Trabalhistas e o ECM

Quando dizemos que “quase” toda a informação pode ser armazenada digitalmente de forma válida legalmente, a exceção são alguns tipos de arquivo requeridos pelas regras e leis trabalhistas brasileiras. Enquanto soluções de ECM estão cada vez mais inteligentes, armazenando informação de forma segura e eficiente no meio digital, as empresas precisam obedecer a prazos de guarda de documentos trabalhistas, veja:

Prazo de até 5 anos:

  • Acordo de compensação de horas.
  • Acordo de prorrogação de horas.
  • Adiantamento salarial – comprovante.
  • Aviso-Prévio – comunicado.
  • Autorização de descontos.
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED – a contar da data do envio).
  • Carta com pedido de demissão.
  • Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) – Processo eleitoral.
  • Controle de ponto.
  • Folha de pagamento.
  • Mapa de Avaliação Anual (SESMT).
  • Recibo de pagamento de férias.
  • Recibo de pagamento de salário.
  • Recibo de pagamento do 13º salário.
  • Recibo de pagamento de abono pecuniário.
  • Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS.
  • Seguro-desemprego (Comunicação de Dispensa e Requerimento do Seguro-Desemprego).
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT).
  • Vale-transporte – recibo e documentos relacionados ao direito.

Prazo de até 20 anos:

  • Atestado de Saúde Ocupacional (ASO – No mínimo, após o desligamento do trabalhador).
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – Histórico técnico de desempenho.

Prazo de até 30 anos:

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados.
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

Prazo Indeterminado:

  • Contrato de trabalho.
  • Livros ou fichas de registro de empregados.

Enquanto a guarda física ainda é obrigatória para muitos desses documentos, a digitalização e armazenamento em um sistema de ECM torna as tarefas de monitoramento, consulta e acesso a esses documentos mais eficiente. Fale com a equipe da AGM para saber mais.

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