É comum no dia a dia da empresa o acúmulo de documentos referentes a todas as atividades da empresa. Desde documentos como a conta de luz até complexos relatórios trabalhistas devem ser armazenados por um prazo predeterminado, é por isso é necessário que a empresa estabeleça um certo nível de organização, guarda para que seja efetuada uma boa gestão de documentos. A ferramenta mais conhecida para esse controle é a Tabela de Temporalidade.
A tabela de temporalidade é uma ferramenta usada para controlar os períodos entre a criação, armazenamento e destruição (eliminação) dos documentos. Dessa forma, a tabela de temporalidade permite um fluxo organizado e evita o acúmulo de documentos, facilitando inclusive o processo de localizar informações. Basicamente, a tabela (e um exemplo em parênteses) contém as seguintes informações:
- Documento (Extrato do FGTS);
- Ciclo de Vida (2 em 2 meses)
- Frequência de Uso (intermediária)
- Prazo Final (até 52 anos de guarda);
- Destinação Final (Destruição).
Para mais exemplos veja este artigo, e se precisa entender mais sobre a Tabela de Temporalidade, Digitalização e Guarda de Documentos, fale com a nossa equipe.
