Organizar arquivos em papel geralmente envolve várias etapas, somente a localização e guarda de um documento leva em torno de 2 horas no Brasil (Dados da ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos) e o custo da falta de organização pode chegara assustadores US$ 30.160 por documento, anualmente (Dados do Gartner). Basta fazer um cálculo da quantidade de papéis na sua empresa diariamente para uma ideia do custo e do tempo gasto nessa atividade. No entanto, existe forma de evitar esse desperdício…

“Soluções em Gestão Eletrônica de Documentos e Automação de Processos, usando inteligência artificial (IA), aprimoraram de forma significativa a guarda de arquivos, tanto físicos quanto digitais. Seu uso é direcionado para encurtar tempo na digitalização, classificação, armazenamento e indexação da informação. Nos arquivos físicos seu uso se limita à detecção de danos, deterioração e identificação de necessidade conservação e preservação.” Comenta João Góis, da Gestão de Negócios da AGMDOC e completa:

“Para os arquivos digitalizados, a IA é usada na digitalização, classificação e indexação. Isso facilita a organização e o acesso aos arquivos. E permite que os arquivos físicos sejam transformados em texto pesquisável, agilizando o acesso ao conteúdo de qualquer documento (como contratos, notas fiscais e outros).”

Com essa organização, é possível estabelecer automação de processos e sistemas de pesquisa avançada. Algoritmos aprendem com as interações humanas identificando padrões, tendências e insights que se tornam valiosos na tomada de decisões estratégicas – além de claro, reduzir seu custo de tempo e papel. Aplicamos isso à sua empresa, saiba mais aqui.