A guarda de documentos, com a evolução das tecnologias da gestão de documentos, faz uso do processo de Digitalização. Mas digitalização não significa somente “Escanear” documentos (veja esse artigo), a atividade requer cuidados pois serve de base para a conversão de toda a informação da empresa para o meio digital, e deve seguir algumas etapas, veja:
- Coleta dos Documentos: Transporte seguro dos documentos até o local de guarda.
- Planilhamento: é o registro de todos os documentos que serão digitalizados.
- Higienização, remoção de eventuais manchas ou danos para garantir leitura perfeita.
- Classificação: separação dos documentos em categorias e subcategorias em acordo com a estrutura organizacional, funções e atividades.
- Criação da Tabela de Temporalidade.
- Indexação: usar técnicas de arquivo (uso de nomes, datas, palavras-chave etc.).
- Consulta a informações: testes do ECM ou GED de velocidade, qualidade e segurança.
- Digitalização: processo de escaneamento em ordem sequencial.
A digitalização organiza, traz segurança e aumenta a produtividade da empresa. O uso de Gestão Eletrônica de Documentos otimiza em até 25% o tempo dos seus colaboradores. Saiba mais, fale conosco.
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