Já falamos há algum tempo sobre os instrumentos de Gestão de Documentos aqui. Essa semana falaremos de dois dos instrumentos importantes: Manuais de Redação e Plano de Classificação de documentos digitais. Etapas importantes no processo de manter os documentos da sua empresa organizados.

Manuais de Redação

Estes definem a linguagem oficial de comunicação dentro e fora da empresa e protocolos como o uso da formalidade, clareza, concisão e harmonia. Além disso, o manual de redação é responsável pela padronização no uso de números, no uso de textos legais que demandem segurança e uso de datas.

Também constam no manual orientações gerais sobre diagramação, uso de logomarcas da empresa, assinaturas e autenticações documentais. Por último, o manual deve abranger o uso em qualquer documento da empresa: apostilas, atas, declarações, formulários, despachos, contratos etc.

Plano de Classificação

Um plano de classificação normalmente é desenvolvido em conjunto com um parceiro de Gestão Eletrônica de Documentos, incialmente a classificação deve seguir as “macro funções” da empresa: administração, finanças, TI, comunicação social, Pessoas, patrimônio, material, segurança, jurídico, auditoria e fiscalização e outros. Para cada empresa, abaixo de cada macro função existem ramificações específicas.

Além desses instrumentos, ainda há muitas outras atividades que devem ser consideradas na gestão eletrônica de documentos, e usar instrumentos como a Tabela de Temporalidade, Formulários Eletrônicos, Listagem e regras de descarte de documentos e segurança e acesso. Ainda essa semana falaremos mais detalhadamente sobre cada um deles.

Se precisa de mais informações sobre Gestão Eletrônica de Documentos e Digitalização, fale com a equipe da AGM.