Os instrumentos de gestão de documentos são os sistemas e processos desenvolvidos e aplicados em todas as etapas envolvidas com a Gestão de Documentos (por exemplo a criação, classificação, uso e descarte). Podemos falar que esses instrumentos se aplicam, além da gestão de documentos físicos, também na gestão de todo o conteúdo empresarial em meio digital, a solução conhecida como ECM – Enterprise Resource Management (Gestão de Conteúdo Empresarial).
A importância dos instrumentos de gestão de documentos variam de empresa para empresa. Com a evolução do ECM, separamos aqui alguns considerados mais importantes, veja:
- Manuais de Redação (criação): recursos e regras para a criação de documentos – tanto em meio físico como diretamente no digital. Padrões estabelecidos para estimular o aperfeiçoamento e a qualidade dos documentos.
- Plano de Classificação: oferece uma estrutura lógica que facilita a organização de documentos físicos e digitais.
- Tabela de Temporalidade: Originada na necessidade de monitorar os prazos de guarda de um documento físico. Em meio digital, no entanto, essa informação já é classificada e parametrizada automaticamente em um sistema de ECM.
- Gestão Administrativa em meio Digital: cuida da digitalização de arquivos físicos e de legado da empresa e estabelece acesso a formulários eletrônicos, consultas e outras atividades envolvendo o manuseio de informação.
- Listagens de Descarte de Documentos: procedimentos referentes as etapas necessárias para o correto descarte de uma informação.
- Sistema de restrição de acesso: define os critérios técnicos e procedimentos para a permissão de acesso a informações sensíveis da empresa.
A solução ECM gerencia todos esses instrumentos de forma prática, reduzindo horas em atividades operacionais dos colaboradores, além de oferecer mais segurança no armazenamento e tratamento das informações. Fale com a equipe da AGM Gestão de Documentos sobre a implantação eficiente desses instrumentos de gestão de documentos através do ECM.
