Organização e atualização de arquivos de documento

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Organização e atualização de arquivos de documento

A forma prática de gerenciar as informações do dia a dia, em qualquer setor da empresa, é através de uma boa gestão de documentos. Isso se reflete na organização da empresa e tem impacto direto na sua rentabilidade, na imagem da empresa e no clima de trabalho.

Uma grande aliada nesse processo é a Transformação Digital, que fez com que o legado em papel das empresas fosse convertido para arquivos e disponibilizados em sistemas com tecnologia de nuvem (cloud computing).

Entre as práticas que definem a organização e a atualização dos arquivos, há processos que as empresas devem adotar para tornar a gestão eletrônica de documentos uma atividade diária que contribui em todos os aspectos: da saúde mental do colaborador até melhorias na lucratividade da empresa, veja:

  1. Compreender a organização dos documentos.
  2. Definir o tipo de controle e os tipos de documentos (catalogação).
  3. Manter uma estrutura e nomenclatura eficiente.
  4. Se preparar para atender os tipos de compliance necessários.
  5. Escolher tecnologias compatíveis com a necessidade de gestão eletrônica de documentos.
  6. Adotar serviços de assinatura digital.
  7. Manter processos monitorados.
  8. Aprimorar todos os processos usando metodologias como PDCA e 5W2H.

A correta organização e atualização de arquivos depende tanto de uma infraestrutura física, para armazenar os papéis produzidos até hoje; e uma infraestrutura digital e tecnológica, representada pelas soluções ECM. Escolha parceiros experientes em ambos os setores para ajudar o seu processo de organização de documentos, fale com a equipe da AGM para saber mais.

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