A Transformação Digital ocorre enquanto você lê este artigo. O antigo protocolo de organização arquivos se tornou digital – e a principal base de informações de empresas no mercado 4.0. Por isso, a aquisição de novos clientes é mais rápida, as decisões mais assertivas e a maneira de fazer negócios muda no ritmo em que a Transformação Digital avança. Como gestor, empresário ou colaborador, se pergunte:
- Como estão seus protocolos de organização de arquivos?
- Há fluxos definidos entre a criação, uso e destruição dos arquivos?
- Há responsabilidades e hierarquia bem definida sobre os cuidados para cada documento?
- Em que passo a empresa está na Transformação Digital?
Não saber responder essas perguntas é comum. Até 2019 o Brasil ocupava a 16ª posição em grau de digitalização. Tanto em órgãos governamentais quanto na consciência do mercado, a Transformação Digital era vista como algo que ainda iria demorar a ocorrer. E então a pandemia e a crise econômica aceleraram as coisas.
A maneira velha: Os protocolos de organização físicos
No passado, uma empresa organizada – e bem-sucedida – era aquela que mantinha um protocolo de organização de arquivos eficiente. Atingir essa excelência levava tempo considerável, e modificá-la para acompanhar o mercado exigia muito investimento de equipamento, espaço, pessoal e tempo. Esse formato obedecia 4 etapas básicas:
- Levantamento de Dados – profundo conhecimento da estrutura, objetivos e funcionamento.
- Análise de Dados Coletados – real situação de todos os serviços e proposta de inovação nos processos.
- Planejamento – Criação de um plano de gestão de arquivos focado na empresa e na regulação.
- Classificação – Escolha de métodos de arquivamento.
Esse grau de organização trazia um diferencial na velocidade de decisões. No entanto, com o início da Transformação Digital nos anos 80 e a aceleração em 2021, para sobreviver é necessário trazer esses protocolos para a Transformação Digital.
Transformação Digital: a maneira nova.
Se a empresa já possui um protocolo físico estabelecido e eficiente, isso não será “trabalho perdido”, e contribui para facilitar a Transformação Digital. Por isso, iniciar ou redesenhar os processos e criar fluxos e metodologias se tornou uma tarefa mais rápida. E por isso, é possível aplicar o processo de Transformação Digital a empresas em qualquer estágio e de qualquer tamanho.
No devido tempo, contratos, e-mails, documentos e papéis estarão em um ambiente digital centralizado, seguro, sem ocupar espaço e fornecendo informação estratégica. E o seu cliente percebe um aumento de qualidade em seus serviços e produtos – alguns dos resultados são melhoria na performance de atendimento e até aumento de vendas de recorrência.
Como dissemos, não é necessário saber responder as perguntas no início do artigo. A aceleração da Transformação Digital trouxe também a urgência em delegar essa responsabilidade para parceiros especialistas, como a AGM. Converse com nossa equipe para desenharmos juntos seu processo de transição.
