Transformação Digital: Transportando seu protocolo de organização para o digital

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Transformação Digital: Transportando seu protocolo de organização para o digital

A Transformação Digital ocorre enquanto você lê este artigo. O antigo protocolo de organização arquivos se tornou digital – e a principal base de informações de empresas no mercado 4.0. Por isso, a aquisição de novos clientes é mais rápida, as decisões mais assertivas e a maneira de fazer negócios muda no ritmo em que a Transformação Digital avança. Como gestor, empresário ou colaborador, se pergunte:

  1. Como estão seus protocolos de organização de arquivos?
  2. Há fluxos definidos entre a criação, uso e destruição dos arquivos?
  3. Há responsabilidades e hierarquia bem definida sobre os cuidados para cada documento?
  4. Em que passo a empresa está na Transformação Digital?

Não saber responder essas perguntas é comum. Até 2019 o Brasil ocupava a 16ª posição em grau de digitalização. Tanto em órgãos governamentais quanto na consciência do mercado, a Transformação Digital era vista como algo que ainda iria demorar a ocorrer. E então a pandemia e a crise econômica aceleraram as coisas.

A maneira velha: Os protocolos de organização físicos

No passado, uma empresa organizada – e bem-sucedida – era aquela que mantinha um protocolo de organização de arquivos eficiente. Atingir essa excelência levava tempo considerável, e modificá-la para acompanhar o mercado exigia muito investimento de equipamento, espaço, pessoal e tempo. Esse formato obedecia 4 etapas básicas:

  • Levantamento de Dados – profundo conhecimento da estrutura, objetivos e funcionamento.
  • Análise de Dados Coletados – real situação de todos os serviços e proposta de inovação nos processos.
  • Planejamento – Criação de um plano de gestão de arquivos focado na empresa e na regulação.
  • Classificação – Escolha de métodos de arquivamento.

Esse grau de organização trazia um diferencial na velocidade de decisões. No entanto, com o início da Transformação Digital nos anos 80 e a aceleração em 2021, para sobreviver é necessário trazer esses protocolos para a Transformação Digital.

Transformação Digital: a maneira nova.

Se a empresa já possui um protocolo físico estabelecido e eficiente, isso não será “trabalho perdido”, e contribui para facilitar a Transformação Digital. Por isso, iniciar ou redesenhar os processos e criar fluxos e metodologias se tornou uma tarefa mais rápida. E por isso, é possível aplicar o processo de Transformação Digital a empresas em qualquer estágio e de qualquer tamanho.

No devido tempo, contratos, e-mails, documentos e papéis estarão em um ambiente digital centralizado, seguro, sem ocupar espaço e fornecendo informação estratégica. E o seu cliente percebe um aumento de qualidade em seus serviços e produtos – alguns dos resultados são melhoria na performance de atendimento e até aumento de vendas de recorrência.

Como dissemos, não é necessário saber responder as perguntas no início do artigo. A aceleração da Transformação Digital trouxe também a urgência em delegar essa responsabilidade para parceiros especialistas, como a AGM. Converse com nossa equipe para desenharmos juntos seu processo de transição.

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