A Tabela de Temporalidade é a ferramenta usada para controlar o ciclo de vida de um documento. É largamente utilizada em empresas na organização de arquivos e documentos. Em sua forma mais “rudimentar”, é uma planilha com nomes, funcionalidades, e prazos de validade de arquivos e lida com “as três idades dos documentos” ou “as três fases de um documento” e divide o seu ciclo de vida, veja:

1. Arquivos Correntes: documentos de uso diário e frequente.
2. Arquivos Intermediários: documentos que perderam o uso frequente, mas possuem importância legal e fiscal. São arquivos que exigem maior cuidado, organização, armazenamento e precisam estar disponíveis para consulta.
3. Arquivos Permanentes: qualquer documento cuja eliminação não é permitida devido ao seu valor histórico-cultural, geralmente tratados e armazenados indefinidamente (guarda definitiva).

Com o aumento no fluxo de documentos, a tecnologia se integrou profundamente ao trabalho de gestão de documentos. A legislação mudou (Decreto 10.278 de 18 de Março de 2020) dando mesmo valor a documentos físicos e digitais, e agilizou a gestão da informação com o uso do ECM. Saiba como agilizar esse processo também na sua empresa, fale com a AGM.