Isso é importante para mais de 67% dos executivos: a gestão eletrônica de documentos é essencial na operação organizada da empresa em diversos aspectos: burocráticos, normas, segurança e outros. A gestão de PDFs, planilhas, imagens, recibos, contratos etc. faz parte dos processos essenciais da empresa e seu volume reflete diretamente na performance de todos os departamentos. Por isso, orientamos – na Transformação Digital – uma série de práticas para a Gestão Eletrônica de Documentos. Veja:

Classificação de Documentos (Segmentação)

Com documentos classificados de forma correta dentro de uma solução de GED ou ECM, eles serão localizados de forma mais rápida. E essa classificação deve ser feita da forma mais eficiente para o dia a dia da empresa.

Níveis de Segurança e Acesso

Os níveis de segurança para cada documento são parametrizados de acordo com seu grau e valor. Há uma diferença grande entre documentações do dia a dia da empresa, e propostas e contratos com fornecedores e clientes. Sendo assim, definir os níveis de segurança baseado no valor do documento, nos riscos que ele representa, e no tipo de manuseio é essencial para a organização.

Planejamento e otimização de Processos

Antes de digitalizar e armazenar todos os documentos em uma solução, é mais proveitoso para a empresa que aplique mudanças benéficas em todo o fluxo de manuseio dos documentos. Usar a metodologia de gestão de processo de negócio (BPM) é a estratégia mais inteligente associada à gestão eletrônica de documentos.

Ainda há diversas outras práticas que nossos especialistas podem explicar de forma mais detalhada. Fale com a gente para saber mais.