Um dos desafios para os Departamentos de Pessoal e Recursos Humanos é a gestão de toda a documentação trabalhista. Além dos desafios que a Guarda de Documentos Trabalhistas proporciona, ainda existe a tarefa de controlar todo o relacionamento da empresa junto aos órgãos trabalhistas, sindicatos, bancos, governo e instituições privadas. Especificamente para documentos trabalhistas, separamos algumas atividades que facilitam o trabalho do dia a dia do RH, veja:
Cuidados com Documentos
Com digitalização ou não, os cuidados corretos com documentos evitam prejuízos para o negócio de diversas formas. Um mapeamento inicial, a escolha do armazenamento correto e o uso de tecnologia são apenas alguns dos passos a considerar. Este artigo detalha melhor cada etapa dos cuidados com documentos.
Que documentos digitalizar
Três decretos brasileiros, de 2012, 2019 e 2020 respectivamente estabelecem termos e diretivas sobre a digitalização e a legalidade de documentos. As empresas obrigatoriamente devem seguir essas instruções, especialmente no que diz respeito a guarda de documentos trabalhistas. Há informações mais detalhadas e um acesso completo a esses decretos aqui.
Prazos de Documentos Trabalhistas e Temporalidade
Dentro desse assunto, é essencial ter acesso a tabelas de temporalidade, e ao controle específico do prazo de validade para certos documentos. Muitos variam entre 5, 20 e até 30 anos. Separamos uma lista que pode ajudar o RH a controlar a guarda de documentos trabalhistas neste link. Além disso, explicamos também por que o ECM é a ferramenta ideal para a gestão desse tipo de informação.
Evite erros na Guarda de Documentos
Lembrando que há um risco quanto a erros de documentos trabalhistas que deve ser evitado a qualquer custo. Separamos algumas dicas de como evitar erros na guarda de documentos trabalhistas neste artigo.
Dois tipos de Solução para Guarda de Documentos Trabalhistas
Seguir essas práticas de Guarda de Documentos trabalhistas evitam imprevistos, retrabalhos e custos com multas e extravios de documentos. No entanto, a operação de toda a gestão de informação pode se revelar também uma tarefa que consome tempo da equipe, que deve ser dedicado a outras atividades, como a gestão de pessoas. Por isso sugerimos dois tipos de solução: a gestão da informação através de ferramentas de ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial) ou BPO em Gestão de Documentos (a Terceirização das atividades com documentos). Conheça mais sobre cada modalidade, fale com nossa equipe.
