Desafios para uma Boa Gestão Eletrônica de Documentos

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Desafios para uma Boa Gestão Eletrônica de Documentos

Um estudo do IDC avaliou o quanto uma gestão eficiente de documentos pode trazer benefícios para empresas de qualquer tamanho. Mas especificou também que há dois desafios importantes na busca pela boa gestão eletrônica de documentos.

O primeiro desafio é tecnológico, muitas ferramentas ainda não entregam a informação da forma esperada e não fazem as coisas da forma que os usuários esperam. Ou ainda, não há um local centralizado onde toda a informação é acessível a áreas pertinentes da empresa.

A segunda é oriunda do próprio comportamento humano. Muitas vezes as pessoas não estão preparadas para operar ou buscar a informação de forma eficiente, ou estão inseridas em uma cultura em que há falta de conhecimento sobre os processos da Transformação Digital, como a digitalização.

Um dos exemplos que cruzam os dois desafios é o uso da Intranet e seu sistema de indexação. A Intranet foi eficiente ao colocar no mesmo ambiente da Internet (um navegador) “quase” toda a informação da empresa. No entanto, o sistema de indexação da intranet deixa de fora diversos arquivos que não são disponibilizados da forma correta, como por exemplo, arquivos deixados em um desktop qualquer pelo usuário.

Isso ocorre em parte devido a uma exigência de conhecimento dos usuários que não é correspondida. Informação pode ser perdida para o que o estudo do IDC chamou de “A Intranet Invisível”, e o custo de não encontrar essa informação pode se tornar altíssimo.

Centralizar todas as informações da empresa, através de uma ferramenta amigável e robusta, que não exija skills específicos do usuário; e associá-las a boas técnicas de Gestão de Processos é a solução para a boa gestão eletrônica de documentos. Fale conosco para mais informações.
 

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