Falamos aqui essa semana de como o Decreto 10.278, há 3 anos em vigor no Brasil, dá as empresas o direito de converter todos seus documentos para o meio digital, mantendo seu valor jurídico. Ao fazer isso, a empresa pode se desfazer de todo seu acervo físico e isso significa redução de custo com espaço, com tempo e com tarefas repetitivas para os seus colaboradores. No entanto, para a execução de forma correta desse procedimento, é necessário obedecer a três conceitos importantes: autenticidade, integridade e confidencialidade.
Para que uma empresa possa transformar todo seu legado em documento, é necessário obedecer às diretivas do Decreto 10.278 no que diz respeito à autenticidade dos documentos digitais. E isso é obtido através da digitalização e armazenamento usando o padrão ICP-Brasil ou Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
Para digitalizar meus documentos, tenho que obedecer ao ICP-Brasil?
O ICP-Brasil é uma iniciativa do governo brasileiro para a certificação digital de documentos, usando criptografia para garantir a identidade de um documento eletrônico e a integridade do conteúdo. Para fazer isso, são usadas duas chaves criptográficas: uma pública e outra privada. A pública é usada para cifrar o documento, e a privada é usada para decifrar e acessar o conteúdo. A ICP-Brasil é responsável pela emissão desses certificados digitais, garantindo a sua confiabilidade e segurança e possui uma rede de Autoridades Certificadoras (ACs) e uma Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz), que garantem a confiabilidade da certificação.
“É importante para as empresas o amparo legal no processo da digitalização. Do ponto de vista jurídico, a digitalização no padrão ICP-Brasil dá as regras adequadas para a digitalização (por exemplo: com cadastro de metadados, resolução de 300 ou 600dpis, indexação etc.). Isso é necessário também quando você precisa destruir informação de forma correta, amparado pela lei” comenta o gestor da equipe de Negócios da AGMDOC.
Digitalizei meus documentos, e agora?
A destruição de documentos físicos também deve ser realizada seguindo as premissas de eliminação do Decreto 10.278, as instruções do órgão responsável por aquele documento, e o processo de eliminação deve ser autorizado e documentado de forma clara. Além disso, o armazenamento e o prazo de guarda do arquivo digital devem seguir as premissas de segurança estabelecidas no Decreto 10.278 e na ICP-Brasil. Isso garante para a empresa, que a informação digitalizada é oficial, segura e possui credibilidade.
O processo de digitalização seguindo o padrão ICP-Brasil é oferecido dentro das soluções da AGMDOC, para entender melhor veja um case de sucesso aqui. E para implantá-la da forma correta, fale com os especialistas na AGMDOC.
