Se uma empresa tem colaboradores compartilhando informação online, significa que ela tem gestão de documentos, mesmo que básica. Muitas estratégias, no entanto, são ineficientes ou “acidentais” e podem causar sérios prejuízos em matéria de segurança ou confiabilidade de informações.
É possível fazer uma boa gestão de documentos ou conteúdo empresarial (ECM) com um ROADMAP. Um roadmap é um plano estratégico que define uma meta e inclui os passos necessários para realizá-la. Além disso, é ele quem ajuda a disseminar “o porquê” por trás da meta escolhida e o plano para chegar até ela.
Alterar o fluxo de documentos de uma empresa requer esforços, e em seu início precisa evitar disrupções em atividades de primeira linha do negócio. Por isso, um ROADMAP para a implantação de ECM define “como fazer” em termos de pessoas, processos e tecnologia; e oferece uma visão clara dos dois ou três maiores problemas operacionais que o ECM deve resolver. Para o correto desenvolvimento do Roadmap para ECM algumas etapas são essenciais, veja:
- Auditoria de conteúdo: identifique como todo colaborador cria, armazena, e compartilha arquivos físicos ou digitais, determine convenções de nomes e critérios de organização.
- Mapeie o ciclo de vida do conteúdo: liste responsabilidades, identifique todas as atividades envolvidas nos processos de revisão, aprovação e divulgação do conteúdo. Use a categorização criada para separar conteúdos por relevância. Por último, pense no procedimento de arquivamento, envelhecimento e perda da validade e como esse conteúdo é destruído.
- Governança: considere segurança, risco e regulações; bem como as atribuições e se tudo está atendendo o propósito inicial.
- Estabeleça uma estratégia de cima para baixo: Envolver lideranças vai definir objetivos claros de negócio, alocações de recursos e a colaboração entre equipes.
- Trace o roteiro do ROADMAP com equipes multifuncionais, de forma a envolver todas as partes interessadas, que por sua vez definem os fatores críticos para o sucesso do ECM.
- Envolva todos no compromisso de melhorias constantes.
Dessa forma, o ROADMAP permite uma constante avaliação de resultados e aplicação de novos esforços que continuamente aprimoram a gestão de conteúdo empresarial – ECM – da empresa. Para mais detalhes, fale conosco.
