Política para o fluxo, seleção e destinação de documentos

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Política para o fluxo, seleção e destinação de documentos

Uma empresa lida com diversos documentos no dia a dia: pedidos, ordens de serviço, notas fiscais, propostas, contratos etc. O tratamento dado a essas informações representa o fluxo de documentos. Quanto maior quantidade de informações, mais elaborada deve ser a política para o fluxo, seleção e destinação de documentos.

A política para o fluxo de documentos se relaciona diretamente com o estabelecimento de processos de negócio (definidos pelo BPM) e com o fluxo de trabalho. Ou seja, cada tipo de documento deve ter seu processo analisado, as etapas mapeadas (da criação à sua destruição) e assinalados os responsáveis por cada etapa. Associa-se esse mapeamento à gestão eletrônica de documentos, e ambos facilitam a criação de uma política adequada para o fluxo de documentos permitindo:

  • Evolução gradual da adesão dos colaboradores.
  • Mantém processos organizados e abertos a aprimoramentos.
  • Compartilhamento claro das etapas com cada colaborador envolvido.
  • Aumento da segurança e a produtividade.

Para uma política eficiente de fluxo de documentos, o primeiro passo é adotar estratégias que protejam a informação sensível da empresa, como a digitalização. Saiba mais sobre esse processo, fale conosco.

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