Falamos essa semana que existem grandes riscos na desorganização de informações (veja post anterior). Os prejuízos impactam negativamente os colaboradores e as contas da empresa. Além disso, mencionamos a estratégia de redução de papéis e o uso de soluções eletrônicas como o ECM. Para que essa estratégia funcione, é ideal desenvolver uma política para o fluxo e destinação de documentos usando as 5 etapas abaixo.

• Organização: separar documentos por tipo, data e estabelecer processos conhecidos por todos os colaboradores.
• Preparação: adequação de toda a informação em papel, sua limpeza, manuseio.
• Captação: estratégias de digitalização, transformação do legado físico para o digital.
• Tratamento e Indexação: correção de eventuais falhas as capturas e categorização dentro do meio digital.
• Armazenamento: guarda de papéis considerados obrigatórios e gestão do legado em formato digital, tornando a localização eficiente e o acesso a informações seguro.

Veja outras razões do porquê isso é importante para o seu negócio neste artigo.