Em casos como em uma auditoria, um projeto, ou da necessidade de coletar dados para uma pesquisa interna; a busca por documentos e informações pode levar horas ou dias – e pode terminar em frustração, quando após horas de busca vem a descoberta que tal documento foi extraviado ou perdido. Muitas empresas passam por esse tipo de problema, e a solução para isso é a organização dos documentos.
Uma organização e atualização de arquivos de documento em uma empresa agiliza a busca por informações e evita surpresas desagradáveis (como multas ou não conformidades) e desperdício de recursos (pessoas, horas de trabalho). Existem algumas etapas que podem ajudar a sua empresa a organizar todos os arquivos de forma eficiente em alguns passos, veja:
- Arquivos físicos e digitais: estabeleça um padrão eficiente de organização para papéis necessários (contratos e documentos trabalhistas), e estabeleça regras de digitalização e nomenclatura para tudo que não necessita mais existir em papel (projetos, comunicados, plantas, manuais etc.).
- Considere os prazos de validade dos documentos (a chamada temporalidade): um prazo de guarda de documentos é requerido pelas leis trabalhistas brasileiras e é importante considerar essas regras, veja mais detalhes nesse link: https://www.agmdoc.com.br/prazos-de-documentos-trabalhistas-e-o-ecm/
- Treine equipes: na era da Transformação Digital ter pessoas dedicadas, treinadas e atualizadas no trabalho de gestão de documentos da empresa – físicos e digitais – é fundamental.
- Estabeleça regras de criação, acesso e fluxo de documentos: estabelecer as permissões corretas evita gargalos no consumo da informação, auxilia o monitoramento no uso e consumo de documentos, e evita o vazamento de dados sigilosos da empresa.
- Backup: estabeleça contingências e planos de continuidade de negócios em caso de imprevistos.
Essas 5 etapas auxiliam a organização e atualização de arquivos de documento, tornando sua empresa mais eficiente, segura e reduzindo custos com papel de diversas formas. Em especial, a Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) é de fácil implantação e atende a todos os requisitos para a gestão segura da informação, converse com a equipe da AGM para saber mais.
