Antes de falar em BPO, vamos começar dizendo que toda atividade empresarial é essencial. Existem as atividades primárias, conectadas diretamente com o core business (a “razão de ser”) da empresa, que impactam diretamente sobre a receita, sobre o lucro, sobre as vendas e sobre o consumidor, por exemplo, a fabricação dos produtos.
Existem também as atividades secundárias, aquelas que dão suporte às primárias. Como dissemos, são essenciais ao bom funcionamento da empresa, e contribuem indiretamente com o core business. Um exemplo são as atividades burocráticas dentro de cada área: contabilidade, gestão de contratos, departamento de pessoal etc.
Nessas áreas estão diversas atividades que representam uma carga desnecessária para os colaboradores e para os recursos da empresa. É aqui que entra em cena o BPO (Business Process Outsourcing ou Terceirização de Processos de Negócio): o foco é reduzir essa carga operacional.
Realizar BPO em Gestão de Documentos, significa “aliviar” a carga de tarefas operacionais, removendo o trabalho com digitalização, criação, manutenção, localização, armazenamento e destruição de documentos – atividades essas que demandam tempo de equipes do RH, Financeiro, Contábil, Comercial, Treinamento etc. Veja alguns dados e faça as contas:
- O custo médio global envolvido na criação é de R$ 100 para cada documento (hora do colaborador, papel etc.).
- O custo para encontrar ou recriar cada documento perdido é de aproximadamente R$ 700.
- Um documento é perdido para cada 20 criados.
- 25 horas são perdidas recriando um documento perdido e um colaborador gasta até 400 horas por ano nessa atividade.
O BPO em Gestão de Documentos surge como uma resposta para reduzir esses custos, ao dedicar toda a operação da gestão de documentos da empresa, de forma segura, a um parceiro especialista. Para saber mais sobre essa redução de custos, converse com a equipe da AGM.
