A Gestão Eletrônica de Documentos aprimora a colaboração entre departamentos, preserva informação sensível da empresa e representa a porção central da transformação digital. Se você é um Gestor de Informação ou um empresário que investirá na implantação de ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial), é importante conhecer 8 fatores para estabelecer sua estratégia de implantação, veja:

1. Atendimento ao colaborador

Evite que o ECM e seus processos confundam os usuários, especialmente aqueles mais acostumados com rotinas em papel. Treinamento, suporte e a interação com usuários-chave são aliados na construção de diálogo entre TI, usuários e gestores do projeto.

2. Armazenagem e migração de documentos

Crie uma estratégia de migração para o online, em nuvem, de forma que a redução do uso de papel e espaço físico gerem economia de receita. É interessante estimar o custo de armazenagem e de tempo do pessoal de manutenção para evitar surpresas.

3. Custo

Estabeleça um equilíbrio entre o custo e benefício do projeto: satisfação do cliente, digitalização de informação e aumento da segurança por si só já superam os custos do projeto. Ainda, o ECM pode absorver funções de um sistema legado, permitindo redução de custos com seus módulos e hardware.

4. Tecnologia

O nível de tecnologia, conformidade e segurança varia de acordo com as necessidades de uma empresa. Avalie as questões de operar uma solução “on site” versus a operação de soluções SaaS.

5. Comunicação

Ouça os usuários, suas principais dificuldades e encontre formas de tornar o dia a dia mais fácil. Diferentes setores da empresa podem ter processos diferentes, uns usam papel enquanto outros já possuem complexos workflows. A boa comunicação com todas as áreas oferece a chance de simplificar ao máximo esses processos.

6. “Tentar abraçar o mundo”

Não tente fazer tudo de uma vez, qualquer negócio possui necessidades e ciclos de vida de documentos em todas suas atividades (contabilidade, RH, TI, engenharia, vendas etc.). Otimize esses processos um por vez.

7. Ajuste de performance

Priorize “testes de stress” e sobrecarga de acessos. E se todos os usuários realizarem uma busca complexa simultaneamente? Levar o sistema até o ponto de sobrecarga durante testes evita que uma implantação bem sucedida seja sabotada por lentidão no futuro.

8. Segurança

Não considere a segurança da informação apenas ao final do projeto. Junto com todos os outros aspectos, a segurança é um elemento base. Considerá-la de outra forma põe em risco o retrabalho com workflow, formulários, performance e migração de informação. Mas equilibre usabilidade e risco para não prejudicar a adoção dos usuários.

Uma organização deve evitar a sobrecarga desses desafios, uma implantação de sucesso do ECM ocorre em passos incrementais. Saiba mais sobre isso, fale com a AGM.