O processo de implementação do ECM traz muitos benefícios e vale o esforço. Ao transformar o emaranhado administrativo de papéis em processos claros de criação, gestão, e organização dos documentos (e todo conteúdo) da empresa, você melhora a segurança, o acesso, riscos e custos com infraestrutura e contribui com a iniciativa ESG, ao reduzir a quantidade de papéis.
Qual é esse esforço? Um bom parceiro em ECM vai dividir o processo de implementação em 10 fases. Hoje falaremos delas de forma geral. São elas:
- Identifique as áreas pelas quais iniciar.
- Quantifique benefícios financeiros e práticos.
- Conquiste a organização enquadrando cada benefício do ECM com todos os níveis da empresa.
- Comunique a visão do projeto e o alinhe com as expectativas.
- Determine a infraestrutura necessária (TI, cloud, servidores, Internet, Firewalls).
- Assuma o projeto e crie uma equipe que facilitará a implementação.
- Estabeleça políticas de segurança e acesso.
- Teste o ECM com um grupo seleto de usuários.
- Permaneça proativo e ágil criando processos contínuos de melhoria.
- Start da Produção sem deixar de estar atento a feedbacks e novas mudanças quando necessário.
Com essas dez etapas fica mais claro o processo de implantação de ECM na sua empresa. Falaremos em detalhes de cada uma dessas fases nos próximos posts. Siga o nosso LinkedIn para continuar informado sobre boas práticas na gestão de documentos. E esclareça mais dúvidas com a nossa equipe na AGM Gestão de Documentos, fale conosco.
