Dicas para Facilitar a Organização de Documentos

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Dicas para Facilitar a Organização de Documentos

O tempo em que manter a organização de documentos significava horas de catalogação e separação de papéis em arquivos gigantes de metal fica cada vez mais no passado. Com a Transformação Digital e a aceleração no uso de tecnologia, o mercado não tem mais espaço nem tempo para lidar com toneladas de papéis diariamente.

A questão da organização de documentos ainda é vital, e hoje está relacionada com tecnologia. Muito da catalogação, separação e indexação é feita em robustos sistemas de ECM com inteligência artificial que, durante a digitalização de um documento físico, ou ao receber uma informação que já nasceu digital (nato digital), usa poderosos algoritmos que reduzem a organização para uma fração do tempo.

Algumas dicas, no entanto, são válidas pois ajudarão na organização mesmo no meio digital, veja:

  1. Envolva equipes e lideranças no processo de digitalizar as informações da organização.
  2. Crie uma nomenclatura de arquivos eficiente.
  3. Crie uma política de acesso.
  4. Esteja preparado para expansões.
  5. Considere, e muito, a segurança.
  6. Realize backups constantemente, com uma boa política de continuidade de negócios.

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