Á medida que avançamos para 2024, alguns dos desafios do pós-pandemia ainda persistem na mesa de muitos CEOS. No caso da Gestão Eletrônica de Documentos (GED e ECM), separamos alguns dos fatores mais proeminentes que devem ser uma preocupação estratégica para 2024. Veja:
01. Segurança da Informação:
Com o aumento das ameaças cibernéticas, a segurança da informação se torna uma preocupação crítica. As soluções de GED devem ser robustas o suficiente para proteger os documentos eletrônicos contra acesso não autorizado, ataques de malware e violações de dados.
02. Integração com Outros Sistemas:
A integração eficaz da GED com outros sistemas empresariais é crucial para garantir um fluxo de trabalho suave. Isso inclui integração com sistemas de CRM, ERP, RH e outros. Os desafios residem na interoperabilidade e na capacidade de compartilhar dados de forma eficiente entre diferentes plataformas.
03. Gestão de Dados Não Estruturados:
Muitos documentos eletrônicos são não estruturados, como e-mails, contratos em formato livre e documentos digitalizados. Gerenciar efetivamente esses tipos de dados, garantindo sua organização e fácil recuperação, representa um desafio.
04. Avaliação e Adoção de Tecnologias Emergentes:
O avanço rápido da tecnologia, como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina, oferece oportunidades para aprimorar a GED. No entanto, as organizações enfrentarão desafios na avaliação dessas tecnologias e na integração bem-sucedida em seus sistemas existentes.
05. Conformidade com Regulamentações em Evolução:
As regulamentações em torno da privacidade e segurança da informação estão em constante evolução. A GED precisa se adaptar para garantir que as organizações estejam em conformidade com as normas legais e éticas.
06. Gerenciamento do Volume Crescente de Dados:
A quantidade de dados e documentos eletrônicos continua a crescer exponencialmente. Gerenciar eficientemente esse volume massivo de informações é um desafio, exigindo soluções escaláveis e eficazes.
07. Preservação a Longo Prazo e Obsolescência Tecnológica:
Garantir a preservação a longo prazo de documentos eletrônicos, especialmente aqueles com valor histórico ou legal, é um desafio. Além disso, as soluções de GED precisam lidar com a obsolescência tecnológica para garantir a acessibilidade contínua aos documentos ao longo do tempo.
08. Gestão de Metadados e Taxonomia:
Uma estratégia eficaz de metadados e taxonomia é fundamental para a organização e a recuperação de documentos. No entanto, a definição e manutenção desses elementos representam desafios.
09. Aceitação e Adaptação do Usuário:
A implementação bem-sucedida de sistemas de GED depende da aceitação e adaptação dos usuários. A resistência à mudança e a necessidade de treinamento adequado podem ser desafios a serem superados.
10. Sustentabilidade Ambiental:
Com a crescente conscientização ambiental, as organizações enfrentarão desafios para adotar práticas de GED que sejam ambientalmente sustentáveis, reduzindo o uso de papel e promovendo operações mais ecológicas.
Enfrentar esses desafios exigirá uma abordagem holística que envolva a integração de tecnologias avançadas, a conformidade com regulamentações em constante mudança e uma mudança cultural em relação à gestão de documentos e informações nas organizações. Fale com a nossa equipe para saber como superar cada um desses desafios.
