A digitalização de documentos geralmente vem antes da gestão eletrônica de documentos (GED) em um processo de transição de documentos físicos para um ambiente digital.
Digitalização de Documentos
A primeira etapa envolve a conversão de documentos físicos, como papéis e arquivos impressos, em formato digital. Isso é feito por meio de scanners que criam versões eletrônicas dos documentos. A digitalização torna os documentos acessíveis em formato eletrônico, mas eles ainda podem estar desorganizados e sem metadados ou indexação adequados.
Gestão Eletrônica de Documentos (GED ou ECM)
Depois que os documentos são digitalizados, a GED (ou o ECM) entram em jogo, pois permitem organizar, classificar, indexar, armazenar, recuperar e gerenciar esses documentos eletrônicos de forma eficiente. Os documentos digitalizados são carregados no sistema (GED ou ECM) onde são organizados, categorizados e tornados facilmente acessíveis aos usuários autorizados. O sistema também inclui recursos avançados, como controle de versão, fluxos de trabalho e segurança aprimorada.
Enquanto a digitalização é a primeira etapa para tornar os documentos físicos acessíveis em formato eletrônico, o GED e ECM são a etapa seguinte para gerenciar e otimizar o uso desses documentos eletrônicos em ambiente digital. Ambos os processos são fundamentais para melhorar a eficiência, a segurança e a acessibilidade da informação em uma organização. Saiba mais sobre isso, fale com a AGMDOC.
