DETALHES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO
SISTEMA DE GUARDA DE DOCUMENTOS

IMPLANTAÇÃO DAS CAIXAS

Processo no qual se inicia o gerenciamento dos documentos, através de:

CONSULTA DAS CAIXAS

Processo no qual se inicia o atendimento ao Cliente, diferenciando-se os diversos níveis de acesso dos clientes internos; podem ser “consultas internas” (Cliente solicita caixa e vêm as nossas filiais) ou “consultas externas” (Cliente solicita caixa e a mesma lhe é entregue em prazo pré-determinado); as consultas podem ser feitas a caixas e/ou processos.

 

 

ARMAZENAGEM

Armazenagem em estantes de aço reforçadas, permitindo ao cliente optar pela armazenagem em suas próprias caixas, mesmo fora de padrões usuais, ou se desejar em caixas triplex padrão AGM, que serão fornecidas.

 

 

PLANILHAMENTO

Processo que resulta em identificar toda documentação da caixa; pode ser realizado pela AGM, ou pelo próprio cliente; podendo ser utilizado em planilhas ou diretamente em nossa página da Internet.

 

 

SOLICITAÇÕES

Todas as solicitações poderão ser feitas via Internet, fax ou e-mail e todas as normas de sigilo e confidencialidade serão rigorosamente seguidas, no caso de solicitações via fax, as assinaturas dos solicitantes serão conferidas; as solicitações via Internet serão absolutamente restritas, pois somente alguns usuários terão acesso a esse tipo de serviço, previamente determinado pelo Gestor.

 

 

CONSULTAS INTERNAS

As consultas poderão ser solicitadas por via Internet, fax ou e-mail e todas as normas de sigilo e confidencialidade serão rigorosamente seguidas; no caso de solicitações via fax, as assinaturas dos solicitantes serão conferidas; as solicitações via Internet serão absolutamente restritas, pois somente alguns usuários terão acesso a esse tipo de serviço, previamente determinado pelo Gestor.

 

Oferecemos duas modalidades de pesquisas internas como a seguir:

CONSULTAS EXTERNAS

Consultas solicitadas pelo cliente para o envio de uma ou mais caixas, sendo utilizado o nosso transporte ou do próprio cliente.

 

 

CONSULTAS VIA INTERNET

O cliente poderá consultar o banco de dados contendo a indexação de suas caixas através de nossa página na web; além disso, o sistema permite que sejam feitas também, solicitações de materiais, retiradas e planilhamento de caixas e/ou documentos.

 

 

DIGITALIZAÇÃO

A digitalização é o serviço de conversão de um documento de um suporte para o outro, que se tornam documentos eletrônicos através dos procedimentos técnicos de scaneamento.

 

A AGM oferece aos seus clientes os serviços de preparação, indexação e digitalização documental, onde as imagens dos documentos scaneados ficam disponíveis através do nosso site na web, podendo ser acessadas em qualquer lugar do mundo por usuários préviamente cadastrados.

 

Os campos de busca, denominados “indexadores” são pré-estabelecidos pelo cliente visando sua rápida recuperação e visualização da imagem.

 

 

HORÁRIOS

Todas as solicitações poderão ser aceitas e atendidas de 2ª a 6ª, das 08:00 horas às 17:48 horas.

PROGRAMA DE GERENCIAMENTO DE ARQUIVO INATIVO

 

O Programa de Gerenciamento de Arquivo Inativo foi desenvolvido na linguagem VB, banco de dados em SQL Server, rede em Windows NT, permitindo a AGM: Apresentar os relatórios On Line, com perfil de acesso por área/usuários específicos, estes perfis poderão ser alterados, excluídos e novos perfis poderão ser criados;


Garantir nível de qualidade de 100% das informações/dados indexados e conciliados; Todas as movimentações de documentos deverão ser rastreados automaticamente pelo sistema garantindo a segurança de toda a movimentação física de documentos entre o cliente e AGM; no caso de devolução de documentos para o Fornecedor, o sistema deverá armazenar a imagem do AR (Aviso de Recebimento) e os dados em cada etapa do processo de devolução (quando foi devolvido, para qual endereço e quem recebeu);

 

Disponibilizar no sistema, todo o rastreamento de qualquer caixa, end to end, desde a disponibilização da caixa/etiqueta no cliente, coleta, recebimento, guarda, etc., com pesquisa/relatórios on line no sistema, por status, data de coleta, relações de número de caixas (upload), etc

 

 

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